贺州学院毕业生档案管理办法

贺州学院毕业生档案管理办法

第一章总则

第一条为规范我校本、专科毕业生档案的管理，有效地保护和利用档案，更好地为社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》相关法规、细则，结合我校实际，特修订本办法。

第二条 毕业生档案是干部人事档案的重要组成部分，是用人单位全面了解和选拔人才的重要依据。要确保毕业生档案的齐全、准确与安全，任何人不得擅自撕毁、遗弃、撤换、涂改档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第二章毕业生档案材料包含的内容

第三条毕业生档案材料一般包含以下十一类：

1.高中（中专）原始档案（可提供者）；

2.普通高等学校招生报名登记表（可提供者）；

3.高等学校毕业生登记表；

4.毕业生健康检查表；

5.贺州学院学生实习鉴定表；

6.贺州学院学生成绩表；

7.教师资格认定申请表（可提供者）；

8.就业报到证（白联）；

9.学生奖惩材料（可提供者）；

10.党员/团员/积极分子材料（可提供者）；

11.其他要求入档的材料。

第三章毕业生档案编制程序及要求

第四条毕业生档案材料形成一览表：

第五条 毕业生档案编制具体流程：

1.高中（中专）原始档案、《普通高等学校招生报名登记表》。由新生班主任从新生或在学校招生办（邮寄件）收集、登记、整理，填写《贺州学院新生入学原始档案接收登记表》（附件1，一式叁份），于秋季开学三周内转交本学院就业辅导员，由就业辅导员统一建档、分类保存和管理，就业辅导于第四周将附件1（纸质版）移交就业指导中心。

2.《高等学校毕业生登记表》（一式两份）。学校统一印制，就业辅导员于1月份前到就业指导中心领取后分发给毕业班班主任，并指导学生填写。毕业班班主任负责审核毕业生填写的内容，并填写班主任鉴定。各二级学院负责填写二级学院意见并盖章，由就业辅导员负责收集，统一交至就业指导中心。就业指导中心负责填写学校意见、盖章后，一份转就业辅导员放入毕业生档案，一份由就业指导中心转学校档案室。6月10日前完成。

3.《贺州学院学生实习鉴定表》（一式两份）。由各二级学院负责组织毕业生填写、收集，教研室主任或教学秘书于每年6月10日前将此表按专业、班级、学号排序后转交本学院就业辅导员，一份装入档案袋，一份交就业指导中心转学校档案室。

4.《贺州学院学生成绩表》（一式一份）。由教务处学籍科6月25日前将毕业生成绩打印、盖章后转交各二级学院就业辅导员装入档案袋。

5.《教师资格认定申请表》（一式一份）。申请表由贺州市教育局师范科盖章后返回，由学校接收部门或学生个人转交各二级学院就业辅导员，由就业辅导员负责装入学生档案袋。

6.《毕业生健康检查表》（一式两份）。毕业生在毕业当年6月1日前自行到县级以上（含县级）医院进行体检，费用自理，若因毕业生档案无体检表而被用人单位退回，后果自负。就业辅导员于6月1日前负责统一收集，一份装入档案袋，一份交就业指导中心转学校档案室。

7.《就业报到证》（一式两联）。由就业指导中心于6月25日前按毕业生专业、班级、学号排序后转交就业辅导员，就业辅导员将白联装入学生档案袋，蓝联由毕业生本人按规定时间到报到单位报到。

8.学生奖惩材料（一式一份）。由学生工作处思教科负责提供，于6月10日前交到就业指导中心装档。

9.毕业生党员材料（一式一份）。由学校党委组织部组织各二级学院做好毕业生党员材料的收集、审核、汇总等工作，于6月10日前将材料转交给就业辅导员装档。党员材料寄送和党员关系管理按有关规定和要求办理。

10.毕业生档案袋封面填写。毕业生档案袋由就业指导中心统一印制发放，每生一个。就业辅导员负责核查毕业生档案材料内容，并根据就业指导中心提供当年《毕业生资格审核数据库》填写档案袋封面相关内容，用黑色钢笔或签字笔规范填写，字迹清楚，不能随意涂改，信息无错漏，有制档人签名及签名日期。

第六条毕业生档案材料要求：原则上要求毕业生用黑色墨水钢笔或签字笔手工填写《高等学校毕业生登记表》、《贺州学院学生实习鉴定表》、《优秀大学毕业生登记表》等，字迹工整清晰。档案材料的填写需完整，签字、盖章后的原件才有效。

第四章毕业生档案的管理职责

第七条毕业生档案材料的形成涉及学校党委组织部、教务处、学生工作处、校办档案室、各二级学院等。收集范围广，各部门、各二级学院应高度重视，协同配合，专人负责，按时保质完成毕业生档案相关工作。

第八条毕业生档案材料主要由各二级学院就业辅导员负责收集、整理、装档、核查、密封等。就业辅导员必须在规定时间内主动与相关部门联系、沟通，按时按要求完成，做到无错漏、无遗失。

第九条就业指导中心负责毕业生档案编制的总体组织、指导、协调，以及检查密封、投递、申请留校保管档案的管理等工作。

第五章毕业生档案的转递、档案留校及退档

第十条毕业生档案按照以下规定进行转递：

1.毕业离校前已落实就业单位的毕业生档案的转递：一是就业单位有人事关系接收权（党政机关、事业单位、央企、国有企业录用），经用人单位同意可将档案随转到就业单位；二是就业单位无人事关系接收权，经单位人事部门和工作地人才机构同意可将档案转到人才机构托管；三是就业单位无人事关系接收权，单位又不同意由人才机构托管档案的，毕业生档案寄回生源地人社部门。

2.毕业离校前尚未落实就业单位的毕业生档案的转递：回毕业生生源地人社部门或个人申请暂时留校（留校期限不超过两年）。

3.参军入伍、出国工作或留学、参加基层项目的毕业生档案的转递：回生源地人社部门。

4.升学（专升本、读研）的毕业生档案的转递：凭调档函或录取通知书寄毕业生升学就读学校的档案管理部门。

5.不能按时毕业的毕业生档案的转递：由就业辅导员整理后另列移交就业指导中心，待其取得毕业资格后凭毕业证到就业指导中心办理相关手续。

第十一条按有关规定，毕业未落实工作的毕业生可申请档案留校（原则上不建议毕业生申请档案留校，申请档案留校毕业生不签发《就业报到证》），学校免费保管两年。申请档案留校处理办法如下：

1.毕业生本人于毕业当年6月10日前填写《贺州学院××届毕业生档案留校申请表》（附件2）一式叁份（一份二级学院留存、一份毕业生留存、一份就业指导中心留存），由就业辅导员根据申请情况录入当年就业派遣数据库。

2.申请档案留校期间，毕业生需要将档案转回生源地的凭本人身份证到就业指导中心办理；需要将档案转到工作单位的需提供单位调档函或签订的协议书或劳动合同复印件办理。

第十二条学生转学、退学等学籍变动的档案转递：由就业指导中心负责密封转出，退学的学生档案可由学生本人携带。

第十三条毕业生申请档案留校满两年后，如个人不提出申请转档，学校则将其档案转至毕业生生源地人社部门，学校不再负责其档案的管理。

第六章毕业生档案的移交、转递、查询

第十四条毕业生档案移交分类：

1.未能按时毕业的毕业生档案；

2.升学（专升本、读研）的毕业生档案；

3.申请档案留校的毕业生档案；

4.派往具有人事接收权的就业单位的档案；

5.派往人才机构托管的毕业生档案；

6.回生源地报到的毕业生档案（含参军入伍、出国）（按专业、班级、学号大小排序）。

第十五条 各二级学院于6月上旬从数据库中形成《毕业生就业派遣方案及档案去向一览表》（一式两份），并组织毕业生核对和确认，且将毕业生确认签字后的《毕业生就业派遣方案及档案去向一览表》一份二级学院留存，一份于6月10日前交就业指导中心。

第十六条就业辅导员将编制并审核、封装完毕的毕业生档案按移交分类整理、登记，于每年7月5日前移交就业指导中心，填写《××学院××届毕业生档案移交清单》（附件3）一式两份打印、签字、盖章，办理移交手续。

第十七条就业指导中心根据当年毕业生就业派遣数据库于7月25日前以邮寄或送达的方式将毕业生档案转毕业生的报到单位（生源地人社部门、就业单位或人才机构），原则上毕业生档案随《毕业生就业报到证》转出，并于当年10月前完成跟踪档案接收情况。

第十八条毕业生根据《毕业生就业派遣方案及档案去向一览表》于毕业当年8月初要到档案接收单位查询、确认档案接收情况。如无法查询或档案未到应接收单位，毕业生应及时与学校就业指导中心联系、核查。

第十九条就业指导中心负责收集档案转递回执，并于次年3月份前分学院按专业、班级、学号整理，移交学校档案室存档。

第七章毕业生档案的补办

第二十条毕业生档案材料重要，遗失后补办难度大，毕业生要高度重视和及时确认去向。经查确认档案遗失的，应尽快按以下程序补办：

1.毕业生本人向所在二级学院提出补办档案书面申请，二级学院根据核查情况签署意见。

2.携带申请书原件、毕业生身份证和毕业证的复印件，由学校就业中心指导毕业生到各相关部门补办档案材料。

3.补齐材料后交学校就业指导中心审核、封装、寄送。

本办法自发文之日起执行，由学生工作处负责解释。